NetSuite – ett utmärkt verktyg för redovisning

Det fina med NetSuite är att alla enheter är sammanlänkade, vilket innebär att du kan göra allt i ett system.

Oavsett om du är ny på NetSuite eller en NetSuite-veteran som vill veta mer, här är en omfattande lista över NetSuites viktigaste redovisningsenheter och hur du arbetar med dem i din dagliga redovisning.

Tänk på att din NetSuite kan konfigureras på ett annat sätt, men här går vi igenom NetSuites redovisningsfunktioner, bästa praxis och några av Greenstep-specifikationerna.

Att skicka fakturor är en av de viktigaste uppgifterna för alla företag. Du kan enkelt förkorta kredit-till-kassa-cykeln med NetSuite’s Accounts Receivables. Det går snabbt att skapa och skicka fakturor, och det finns massor av funktioner för att få ordning på dina böcker.

NetSuites kundfordringar är en central redovisningsfunktion, vilket innebär att transaktioner kommer att ha en direkt inverkan på huvudboken när de sparas.

Tre sätt att skicka fakturor i NetSuite

Du kan skapa fakturor direkt i NetSuite, massimportera dem via CSV eller lägga till dem via en integration. När fakturorna har skapats och godkänts kan du skicka dem via:

1. E-post – Navigera till fliken Transaktioner och välj Försäljning -> Skapa fakturor -> Lista. I rullgardinsmenyn under Åtgärder kan du välja E-post för att skicka fakturan via e-post. Om du vill att fakturorna ska skickas automatiskt när de sparas måste du markera kryssrutan ”Skickas via e-post” under Kommunikation -> Meddelanden.
2. E-faktura – NetSuite har en SuiteApp för att skapa e-fakturor som XML-dokument i de vanligaste formaten (Peppol, UBL, Finvoice, Svefaktura etc). Dessa fakturor måste skickas via en e-fakturaoperatör. På Greenstep har vi byggt en integration mellan flera e-fakturaoperatörer som Basware och Maventa.
3. Post – Om du fortfarande vill skicka fakturor via vanlig post är det också möjligt, men rekommenderas inte.

Följ upp kundfordringar i NetSuite

NetSuite delar upp försäljningstransaktioner i fakturor och kreditnotor. Tänk på att det är två olika transaktionstyper och att du kan se dem genom dessa rapporter.

• Rapporten Öppna fakturor visar endast fakturorna . Rapporten har sökkriteriet ”per dd.mm.åååå”, vilket gör att du kan spåra saldot för vilket datum som helst – tidigare, nu eller i framtiden. Rapporten samlar in data från alla COA-konton som har typen Accounts Receivable, och data delas upp på dessa konton. Vi rekommenderar att du anpassar rapporten och lägger till förfallodatum som ett sökfilter och ändrar sorteringsordningen från fakturadatum till förfallodatum.
• A/R Aging Summary sammanfattar data per kund.
• A/R Aging Detail visar saldot för varje transaktion.
• Det individuella kontoutdraget visar saldot och alla transaktioner för en vald kund. Du kan skriva ut en PDF-fil som endast innehåller öppna transaktioner efter att du har valt datum och startdatum för utdraget.

Vi rekommenderar att saldot för öppna fakturor i kreditnotor på försäljningsrapporter stäms av mot saldot för kundfordringar i balansräkningen.

Försäljningstransaktioners påverkan på huvudboken

NetSuite visar alltid huvudbokseffekten av en transaktion på underfliken Huvudbokseffekt. Här är ett exempel på en vanlig bokning på en försäljningstransaktion:

Kundbetalningen kan också bokföras direkt på det bankkonto som tog emot pengarna. Om kontot för ej insatta medel används rekommenderar vi att kontosaldot följs upp regelbundet.

Som standard använder NetSuite det konto som har angetts som standardkonto för kundfordringar i vyn Accounting Preferences -> Item & Transactions. Detta kräver vanligtvis administratörsrättigheter för att ändras. Om det behövs kan du även ange ett standardkonto för kundfordringar på kundbasis under Kundpost -> Underfliken Redovisning.

Applikationer för kundbetalningar

Först måste du konfigurera en bankintegration för att få referensbetalningar till din NetSuite. Med hjälp av Greensteps banklösning kommer referensbetalningar automatiskt att sparas i ditt FileCabinet och tillämpas på öppna fakturor automatiskt. Kundbetalningarna finns på sidan Kundbetalningar.

Om filen med referensbetalningar innehåller betalningstransaktioner som inte automatiskt kan kopplas till någon öppen faktura (t.ex. på grund av fel referensnummer eller valuta) rekommenderar vi att du automatiskt allokerar dessa betalningar till en fiktiv kund som t.ex. kallas ”Oallokerade referensbetalningar”. Sedan måste du ha en process för att regelbundet flytta betalningarna till rätt kund och faktura genom att redigera transaktionen och välja rätt kund och faktura/fakturor. Du kan också ställa in en påminnelse om dessa oanvända betalningar på din Dashboard.

Hantering av manuella betalningar som inte tillämpas automatiskt

Om du får betalt manuellt eller om kundbetalningen kommer utan referens kan du behöva skapa den manuellt genom att navigera till Kundpost -> Acceptera betalning eller från Faktura -> Acceptera betalning.

När du har klickat på Acceptera betalning måste du fylla i rubrikinformationen, inklusive kund, dotterbolag, valuta, konto, datum och memo. Använd sedan betalningen på de öppna transaktioner som anges nedan.

Observera att om det är en delbetalning kan du redigera beloppet i fältet Payment.

Hantering av överbetalningar

Om en kund har betalat mer än det öppna saldot för försäljningstransaktionerna skapar du först en verifikation och väljer kunden i kolumnen Namn och kopplar sedan verifikationens bokföring (på underfliken Faktura) och överbetalning (på underfliken Krediteringar) på sidan Acceptera kundbetalningar. Du kan sedan betala tillbaka pengarna till kunden genom att skapa en leverantörsräkning och bokföra den på kontot för övriga skulder.

Hantering av underbetalningar

Om en kund har betalat mindre än det öppna saldot på försäljningstransaktionerna, men skillnaden består av t.ex. banköverföringskostnader eller andra kostnader som inte kommer att tas ut från kunden, ska du först acceptera betalningen med hela beloppet och sedan skapa en journal för det saknade beloppet – ange Debit till banköverföringskostnader och Kredit till bankkontot. Denna journal behöver inte vara kopplad till någon transaktion.

Kreditnotor för lagerartiklar

Om ditt företag använder lagerartiklar och dessa transaktioner måste krediteras, tänk på att lagervärdena är direkt kopplade till artikeltransaktionsraderna. För att få artikelkvittot och kreditfakturan i rätt ordning rekommenderar vi att du behandlar krediteringen med hjälp av Authorize return (från fakturan eller försäljningsordern).

Om en kund behöver krediteras så att lagervärdena förblir orörda, gå till Faktura -> Kreditering och välj en artikel som inte ingår i lagret på transaktionsraderna. Om du inte har någon artikel som inte ingår i lagret, skapa en först.

Kreditnota för icke lagerförda serviceartiklar

Om du behöver skapa en försäljningsfaktura med artiklar som inte ingår i lager eller tjänster, gör det från Faktura -> Kredit – och krediten kommer automatiskt att tillämpas på det öppna saldot för den ursprungliga transaktionen. Kontrollera att kreditnotan har rätt datum och belopp. För partiell kreditering – redigera radbeloppen och beloppet på underfliken Apply.

Journalanteckningar för särskilda AR-fall

Justeringar av kundfordringar kan göras med en Journalpost, t.ex. i följande fall:

• Kreditförlust -> Bokföring i resultaträkningen
• Avrundningsdifferenser -> Bokföring mot resultaträkningen
• Obetydliga över- eller underbetalningar -> Bokföring till resultaträkningen
• Överföring av fakturor mellan företag (IC) till IC-lån

Ändra datum för försäljningstransaktioner

Du kan redigera transaktionen och ändra datumet om transaktionen är på en öppen period. Om du redigerar datumet ändras även bokföringsperioden. NetSuite beräknar förfallodatumet baserat på datumet och villkoren bakom kundposten, men om det behövs kan du också justera förfallodatumet manuellt.

Använda Basware/Maventa – NetSuite-integrationen för försäljningsfakturor

Basware och Maventa är bland världens största faktureringsföretag där du kan skicka fakturor som elektroniska fakturor, e-post eller via vanlig tryckt post. När Greensteps Basware eller Maventa – NetSuite-integrationen är konfigurerad kan du välja vilket sätt fakturan ska skickas till kunden på underfliken Kundpost – Ekonomi. Alternativen är:

• Elektronisk OVT – kundens OVT-nummer kommer att användas
• E-post – Kundens e-postadress används
• Elektronisk IBAN – kundens IBAN kommer att användas
• Utskrift hos operatör – Kundens fysiska adress kommer att användas
• Manual – detta kan användas om du vill skicka fakturan manuellt till kunden

Det finns ett godkännandeflöde för försäljningsfakturorna. När försäljningsfakturan är godkänd och sparad skickas fakturan och Basware/Maventas bekräftelse visas under fältet Faktura skickad till Basware/Maventa i fliken Anpassad. Här kan du också se fakturans status – när den togs emot av kunden.

NetSuite kan användas för hela processen från faktura till betalning, från datafångst till avstämning. Du kan också automatisera en stor del av processen – i en perfekt installation kommer inköpsfakturor att fångas automatiskt, förifyllas med rätt konton och dimensioner, dirigeras till rätt godkännandecykel, bedrägerikontrolleras och slutligen stämmas av.

Funktionen för leverantörsreskontra är bra i sig, men för att ta automatiseringen ett steg längre rekommenderar vi att du har en e-faktura-integration och använder en SuiteApp som GS A/P Flow.

Skapa leverantörer i NetSuite

En förutsättning för att generera fakturor är att skapa leverantörer.

Innan du skapar en ny leverantör ska du kontrollera att den inte redan finns i Global Search. Om du har flera dotterbolag kan den vara skapad för ett annat dotterbolag, så se till att du har en roll som kan se alla dotterbolags leverantörer.

När du är säker på att den inte redan finns öppnar du listan med leverantörer och väljer Skapa en ny leverantör. Sedan måste du fylla i följande information:

• Primärt dotterbolag
• Standardgranskare och godkännare
• E-post för betalningsaviseringar
• Adress för e-fakturering
• Under underfliken Dotterbolag kan du välja de dotterbolag som kan använda den här leverantören
  • Observera att om du har angett en skattekod för dotterbolaget, kommer den att skriva över den som kommer från e-faktureringsuppgifterna
• Under fliken Adress måste du fylla i åtminstone landet
• På underfliken Financial måste du fylla i följande
  • Förvalt kostnadskonto
  • Förvalt konto för leverantörsskulder
  • Skattereg. Nummer
  • Avdelning
  • Primär valuta
  • Under Entity Bank Details kan du välja Payment File Format, välja typ och fylla i IBAN och BIC. För Non-Sepa-betalningar kan du använda vår GS CrossBorder-mall där du behöver fylla i mer information. Observera att standardbankuppgifterna bakom leverantören kommer att användas – inte de som kommer på fakturan.
• Under Entity Bank Details kan du välja Payment File Format, välja typ och fylla i IBAN och BIC. För Non-Sepa-betalningar kan du använda vår GS CrossBorder-mall där du behöver fylla i mer information. Observera att standardbankuppgifterna bakom leverantören kommer att användas – inte de som kommer på fakturan.

Om Greenstep har konfigurerat din NetSuite kommer vår e-fakturaintegration att kontrollera fältet för e-fakturaadress i leverantörsposten och känna igen leverantören baserat på detta. Om e-fakturaadressen saknas eller är felaktig kommer leverantörsfakturan att sparas till standardleverantören – som du kan ändra när du behandlar leverantörsfakturan.

Mottagning av leverantörsfakturor via e-fakturaleverantörer

När Greenstep har konfigurerat detta läggs dina elektroniskt mottagna fakturor automatiskt till i NetSuite från din leverantör av e-fakturor (Basware/Maventa/annat). Alla nya leverantörsfakturor kommer att visas i avsnittet Påminnelser på startskärmen.

Manuell inmatning av leverantörsfakturor till NetSuite

För att manuellt ange leverantörsfakturor navigerar du till Leverantörer -> Inköp -> Ange fakturor. Från denna plats:

• Välj leverantör
• Standardgranskare och -godkännare samt utgiftskonton läggs automatiskt till från inställningarna bakom leverantören
• Infoga
  • Fakturanummer
  • Valuta
  • Sätt en Betalningsspärr om fakturan inte ska betalas trots att den har godkänts i systemet (kom ihåg att avmarkera när den kan betalas)
  • Datum (kommer att användas som bokföringsdatum)
  • Förfallodatum
  • Referensnummer
  • Uppgifter om dotterbolag

När Greenstep konfigurerar leverantörsbetalningsuppgifterna kommer de att läggas till automatiskt.

Bokföring av leverantörsfakturan

Standardutgiftskontot kommer från bakom leverantören. Greensteps kontoautomation kommer att föreslå utgiftskonton och dimensioner på varje fakturarad. Skattekoderna kommer från e-fakturan om de inte är inställda bakom leverantören.

Du kan granska PDF-filen under Bilder och bilagor. Om du vill se bilden på leverantörstransaktionen kryssar du i rutan Bild.

Om du vill lägga till kommentarer på fakturan går du till Communication och väljer underfliken User Notes.

Leverantörskrediter

Leverantörskrediter i NetSuite har en egen transaktionstyp som beter sig annorlunda än leverantörsfakturan. Leverantörskrediter bokförs direkt i huvudboken när de sparas. Leverantörskrediter använder samma inställning för godkännande som leverantörsfakturor. Leverantörskrediteringar måste alltid tillämpas på öppna och godkända leverantörsfakturor innan fakturorna betalas. Så här lägger du till en leverantörskreditering på en leverantörsfaktura:

• Öppna leverantörskrediten i redigeringsläge
• Navigera till underfliken Tillämpa och välj den faktura som du vill tillämpa krediten på.
• Krediten tillämpas på fakturan från och med datumet för fakturakrediten.

Du kan också tillämpa Vendor Credits på Bils från vyn Betala räkningar -> Påminnelse på följande sätt:

• Markera den faktura och fakturakredit som du vill använda på fakturan
• Ändra Betalningsbeloppet på fakturaraden så att det motsvarar beloppet för leverantörskrediten, så att du bara betalar det belopp som du har kredit för.
• Spara posten. Nu kan du granska den fakturakredit som du har använt på fakturan under Relaterade poster.

Rabattbelopp

Allmänna betalningsvillkor kan läggas till från bokföringslistor. Om leverantören använder betalningsvillkor måste detta anges bakom leverantörsposten. Rabattbeloppet och rabattsatsen är synliga på fakturaposten.

Verifieringskedja för leverantörsreskontra

Huvudbokskontot för att göra betalningar anges under Betalningar -> Inställningar -> Bankuppgifter. Betalningar kommer att göras av varje leverantörsreskontra separat, t.ex:

Avskrivning av kostnader

Du kan ställa in och använda amorteringsplaner för leverantörsfakturorna. Välj mallen Amortering och ange sedan start- och slutdatum för amortering. När du sparar transaktionen genererar systemet en amorteringsplan, som ligger till grund för amorteringsjournalerna.

Skapa en amorteringsmall

Bakom mallen Amortering kan du definiera inställningarna för amortering. Definierade inställningar är Amorteringsmetod och Amorteringskonto (uppskjutningskonto). Vi rekommenderar att fältet för målkonto lämnas tomt så att kostnadskontot kan ärvas från transaktionen (leverantörsfaktura eller journalpost). Perioden kan också lämnas tom så att du kan ange den för varje transaktion. Vi rekommenderar att du lägger till förskjutningskontot i namnet på mallen.

Förändringar i avskrivningsplanen

Du kan ta bort amorteringsplanen när du redigerar den ursprungliga utgiftsraden på leverantörsfakturan. Om du inte kan redigera leverantörsfakturan kan du tillämpa statusen ”redovisas” på de oredovisade raderna, varefter dessa inte visas i amorteringsjournalen. Sedan kan du skapa en ny amorteringsplan genom en vanlig journalpost. För att upprätthålla en bra verifieringsspårning rekommenderar vi att du lägger till den ursprungliga leverantören i namnfältet på journalraden och den ursprungliga leverantörsfakturans nummer i memorandumspåret.

Som revisor kan du hantera utlägg, kreditkortstransaktioner, ersättningar och avstämningar. Dina anställda kan skapa utläggsrapporterna i NetSuite eller med hjälp av ett externt utläggsprogram som är integrerat med NetSuite.

När de har godkänts kan de betalas via NetSuites normala betalningshantering. Effekten på huvudboken visas när utlägget godkänns i bokföringen. Vi rekommenderar att du ställer in en påminnelse i kontrollpanelen Home för att se utgifter som väntar på godkännande.

Vi rekommenderar att du använder Bezala för utläggsrapportering, vilket kommer att göra medarbetarnas upplevelse mycket smidigare. Bezala skapar inbyggda utläggsrapporter i NetSuite med följande data:

• Anställds namn, utgiftskategori och konto, belopp, momsbelopp, memo, kvittodatum, avdelning, klass, anpassade segment och en länk till originalbilden
• Alla transaktioner från samma anställd grupperas i en utläggsrapport med varje transaktion som en egen rad.

Om du använder Employee Center kommer dina anställda att se sina egna utgiftsrapporter i NetSuite.

Kreditkortstransaktioner

Utgifter som betalas med företagskort ska hanteras under Kreditkortsavgifter i NetSuite. Huvudbokseffekten av en kreditkortsdebitering uppstår när posten sparas i NetSuite (inget godkännande behövs).

Bezala kommer automatiskt att skapa kreditkortsavgifter i NetSuite när kvittona godkänns i Bezala.

Kreditkortsfakturor kan stämmas av mot kreditkortstransaktioner med hjälp av standardfunktionen Reconcile Credit Card i NetSuite.

NetSuite kan generera betalningsfiler för leverantörsfakturor, personalkostnader, kundåterbetalningar, kundbetalningar och löner. Dessa filer skickas till din bank manuellt eller via en integration som Greenstep Banking.

Till att börja med rekommenderar vi att du ställer in en påminnelse på din instrumentpanel med Bills to Pay. Med Greensteps betalningshantering inställd kan du enkelt skicka betalningsfiler till din bank. Navigera till Betalningar -> Betalningshantering för räkningar och fyll i följande:

• Bankkonto – Välj det bankkonto från vilket du vill göra betalningarna
• Välj det konto i leverantörsreskontran där leverantörsfakturorna har bokförts
• Välj betalningsdatum
• Om du vill kan du samla ihop fakturor som betalats till samma leverantör, men normalt rekommenderar vi inte att du gör detta
• Ställ in EFT-filens referens Observera: Detta måste vara unikt, t.ex. PaymentsDDMMYYY
• Välj de fakturor som du vill betala
• Klicka på Skicka

Betalningsfilen sparas i arkivskåpet och flyttas automatiskt till din bank via verktyget Greenstep Banking. Rollbacks kan göras samma dag.

Återföring av betalning

Om det har skett ett fel i betalningen kan du återkalla betalningen. Välj betalningsfilen från vyn Administration av betalningsfiler

• Tryck på Reversera betalningar och Välj alla.
• Ange en orsak till återföringen
• Välj alla fakturor i listan som ska återföras
• Ange det ursprungliga betalningsdatumet som datum
• Gör korrigeringar och skapa betalningsfilen igen

Greenstep Banking hämtar dina kontoutdrag dagligen och sparar dem i ditt NetSuite File Cabinet. Avstämningen är automatiserad för de flesta transaktioner, men du kan fortfarande göra en manuell avstämning om det behövs.

För att stämma av transaktionerna går du till sidan Confirm Transaction Matches och väljer bankkontot.

• Avsnittet Statement Transactions visar alla transaktioner på bankkontoutdraget
• Avsnittet NetSuite Transactions visar alla huvudbokstransaktioner på det här bankkontot
• Underfliken Unmatched visar alla transaktioner på kontoutdraget och NetSuite-transaktioner som behöver matchas.
• Underfliken Review Matches visar alla NetSuite-transaktioner som matchas med transaktioner på kontoutdraget.

De flesta transaktioner bör matchas ihop automatiskt, baserat på standardavstämningsregler och automatisering.

För att stämma av manuellt väljer du raderna från kontoutdraget och motsvarande NetSuite-transaktioner och matchar när det inte finns någon skillnad. Dessa transaktioner överförs sedan till underfliken Granska matchningar.

När transaktionerna i Statement inte har matchande NetSuite-transaktioner måste dessa skapas först och sedan matchas ihop.

• Skapa nödvändiga kundbetalningar till fakturor
• Justera växelkurserna för leverantörsfakturor genom att öppna fakturabetalningstransaktionen och ändra växelkursen så att den stämmer överens med kursen på bankkontoutdraget
• Skapa journalen genom att välja Transaktion för kontoutdrag och sedan klicka på Skapa.

NetSuite fyller automatiskt i och matchar skillnadsbeloppet till bankkontots transaktionsrad. Lägg till de rader som behövs och spara.

Observera att varje NetSuite-transaktion måste matchas med någon Statement-transaktion. Om du har bokfört återföringsposter för vissa misslyckade betalningar av leverantörsfakturor ska du inkludera dessa NetSuite-transaktionsrader med andra transaktionsmatchningar.

När alla transaktioner på kontoutdraget har matchats klickar du på Confirm matches och sedan på Reconcile Account. Du kommer då till sidan Reconcile Account Statment, där du måste bekräfta att det utgående saldot på kontoutdraget är detsamma som på bankkontot. Därefter klickar du på Close Statement – nu är avstämningsprocessen klar.

Att skapa och hantera journalposter är ryggraden i bokföringen. Du kan skapa dem manuellt, genom att importera CSV-filer, genom återkommande memorerade journaler eller genom en integration. Med NetSuite kan du även skapa avancerade koncerninterna journaler.

Skapa en journalpost manuellt i NetSuite:

Navigera till Financial -> Other -> Make Journal Entries to och fyll i följande fält:

• Valuta = Den valuta som används vid skapandet av verifikationen. NetSuite kommer att använda den inställda valutakursen och effekterna i huvudboken kommer att visas i din basvaluta.
• Datum = Transaktionsdatum – om du vill att detta ska skilja sig från bokföringsdatumet måste du aktivera det i inställningarna för redovisning
• Bokföringsperiod = den period som kommer att användas
• Reverseringsdatum = Om du vill att verifikationen ska reverseras automatiskt vid ett framtida datum, välj Skjut upp bokföringen och ange datumet
• Memo = denna text kommer att visas i huvudboken
• Dotterbolag = Välj det dotterbolag som verifikationen ska bokföras till innan den sparas

När de grundläggande fälten är ifyllda kan du lägga till Journal Lines med följande information:

• Konto = huvudbokens påverkande konto
• Debet / Kredit = nettobeloppet
• Skattekod = välj en skattekod om verifikationen påverkar moms
• Skattesats = välj skattesats för den valda momskoden (detta steg kan automatiseras)
• Bruttobelopp = Inklusive moms
• Radmemo = denna text kommer att visas i huvudboken
• Namn = Detta används vanligtvis endast för transaktioner relaterade till betalningsjusteringar, här kan du lista enheter (kunder, anställda, leverantörer eller projekt).
• Department, Class, Locations, Projects etc = Dimensioner som används för rapporteringsändamål
• Schema = amorteringsplan för journalen.
• Startdatum = amorteringens startperiod
• Slutdatum = avskrivningens slutperiod
• Momsbelopp = Beräknad moms baserat på nettobelopp och vald momskod
• Skattekonto = Typ av momstransaktion (försäljning eller inköp) – Obligatoriskt om en momskod har valts

Journalen skapas när transaktionen sparas. Du kan lägga till en bilaga på underfliken Bilder och bilagor. Vi rekommenderar att du väljer en lämplig mapp för att hålla filerna organiserade.

Ändra, kopiera eller ta bort en befintlig journal

Du kan kopiera eller ändra en verifikation genom att klicka på Redigera och rullgardinsmenyn Åtgärder. Räkenskapsperioden måste vara öppen för att du ska kunna ändra verifikationen.

Ta bort en journalpost i NetSuite

Du kan radera en journal i redigeringsläget från Åtgärder -> Radera

Memorera en journal

En journal kan memoreras för framtida användning i redigeringsläget i rullgardinsmenyn Åtgärder. När du har valt detta måste du definiera den memorerade transaktionen:

• Name = namnet på mallen
• Remind me / automatic = Ska denna transaktion skapas manuellt eller automatiskt
• Frequency = Hur ofta ska den skapas
• Next date = När nästa transaktion ska bokföras
• Remind forever / number remaining = Längden på det memorerade schemat.

När de skapats kan du se de memorerade transaktionerna i portleten Påminnelser på startsidan.

Avancerad koncernintern journalföring

Intercompany-journaler bokför transaktioner till båda företagen samtidigt. Gå till Ekonomi -> Övrigt -> Gör avancerade koncerninterna journalanteckningar. Fälten är

• Valuta = den valuta som används för att skapa journalen. NetSuite kommer automatiskt att uppdatera växelkursen och GL Impact kommer automatiskt att visas i basvalutan.
• Datum = Transaktionsdatum
• Bokföringsperiod = den period som kommer att användas
• Reversal date = Om du vill att verifikationen ska reverseras automatiskt vid ett senare tillfälle väljer du Defer Entry och anger datumet.
• Memo = denna text kommer att visas i huvudboken
• Dotterbolag = Välj det dotterbolag som verifikationen ska bokföras på innan den sparas

På linjenivå kan du välja följande:

• Subsidiary = det dotterbolag som raden bokas till, observera att du måste ha minst 2 rader och att debet och kredit måste balansera.
• Account = Konto som raden är bokförd på. Vi rekommenderar att kontot är bestämt att elimineras i kontoplanen
• Namn = Här kan du lista enheter (kunder, anställda, leverantörer eller projekt). Används vanligtvis endast för transaktioner som rör betalningsjusteringar eller om betalningsmaterial skapas via IC-tidskrifter (t.ex. interna lån)
• Eliminera = Visar om raden kommer att elimineras automatiskt som en del av månadens bokslutsuppgifter)
• Skuld till/från dotterbolag = Namnet på det dotterbolag som denna transaktion är kopplad till.

Journalen kommer att skapas när transaktionen sparas.

Importera journalanteckningar till NetSuite via CSV-filer

Du kan enkelt importera journaler via CSV-filer. Filen måste vara i CSV-format och använda samma datumformat som används i NetSuite. Vi rekommenderar att du ger ett externt ID till varje skapad journal, vilket gör det enklare att uppdatera specifika journaler. Det externa ID:t kan t.ex. vara ett löpande format som innehåller datumet DDMMYYY_1. Om en CSV-fil har många journaler kan de olika raderna identifieras som en grupp genom att använda samma externa ID för dessa rader.

Vi rekommenderar att du använder interna ID:n för dimensioner och dotterbolag i stället för deras namn.

Import av CSV-fil

För att importera filen går du till Inställningar -> Import/Export -> Importera CSV och laddar upp filen. Importalternativen är:

• Lägg till = välj detta om du skapar nya journaler
• Uppdatera = välj detta om du uppdaterar befintliga journaler (Journalens externa eller interna ID måste anges på CSV-raderna)
• Lägg till eller Uppdatera = välj detta om du både skapar och uppdaterar befintliga journaler i samma fil.

Under de avancerade alternativen kan du ställa in CSV decimalavgränsare.

Om du importerar en fil som du redan har sparat som en mall kan du bara klicka på Spara. Om du inte har någon mall för filen måste du mappa fälten. De fält som använder NetSuite-fältnamnet kommer automatiskt att matchas.

När mappningen är klar klickar du på Nästa och sedan på Kör. Om du sparar en ny mall måste du också klicka på Save&Run och ge den ett namn.

Du kan se statusen för din import genom att klicka på View Import Job Status i sidhuvudet. Du kommer att se om det finns några transaktioner som inte skapades framgångsrikt, för att se de faktiska felen måste du ladda ner CSV-svaret. Åtgärda felen i data och upprepa processen tills alla transaktioner har importerats.

Varje transaktionsrad kan ha en momskod som används för att utföra de bokningar och registreringar som krävs för momsrapporter. Momskoder skapas automatiskt i NetSuite, men vissa specialkoder kan skapas av din administratör vid behov.

Momskoder på transaktioner

Samma koder kan användas för både försäljning och inköp. Följande transaktionstyper avgör hur momsen ska hanteras:

• Försäljning: läggs automatiskt till för faktura- och kreditnotatransaktioner
• Inköp: läggs automatiskt till för leverantörsfakturor, leverantörskrediter, kreditkortstransaktioner och utläggsrapporter
• Journal: varje journalrad måste också ha ett skattekonto valt för att bekräfta hur försäljningen ska hanteras

Bestämning av momskod

NetSuite använder en intern logik för att avgöra vilken momskod som är den korrekta för varje transaktionsrad. Logiken är inte alltid felfri, så var uppmärksam på momskoden på varje transaktion.

Skatteplanen, som väljs för varje artikelpost, avgör om standardskattesatsen eller en reducerad skattesats ska användas för momsberäkningar.

När momskoden sparas i kund- eller leverantörsposten kommer den att användas som standard. För försäljningstransaktioner, om det inte finns någon standard, kommer kundens leveransadress att användas för att fastställa momskoden (inrikes, EU, icke-EU etc.).

Skattekonton

Varje land/Nexus kommer att ha tre konton i momssystemet:

• Moms på försäljning
• Moms på inköp
• Skyldighet att betala moms

Du kan också lägga till ett standard COA-nummer till dessa.

Bokföringsprocess för moms och påverkan på huvudboken

Baserat på transaktionstypen och momskoden bokför NetSuite momsbeloppet på kontona för moms på försäljning och moms på inköp.

Varje månad rekommenderar vi att summan av dessa två konton bokförs manuellt med en Journal till momsskuldkontot och sedan matchas mot saldot i momsrapporterna. När redovisningsperioden stängs bör även skatteperioden stängas från sidan Hantera skatteperioder.

Momsrapportering och betalning av moms

För att visa momsrapporteringen måste du ha rollen Tax Reporting Accountant, som du kan få av din systemadministratör. Om inte en direkt integration har utvecklats rapporterar NetSuite inte automatiskt till de lokala skattemyndigheterna, så rapporteringen ska göras enligt den lokala skattemyndighetens rapporteringsprocess. Här är sökvägen till de vanligaste momsrapporterna.

• Rapporter -> Moms/GST -> Skatterapporter (internationella)
• EU-försäljningsrapport för EU:s momsöversikt finns i Rapporter -> Moms/GST -> EU-försäljningslista (ESL)-rapport
  • EU:s momsrapport – Inköp per skattekod
  • EU:s momsrapport – Försäljning per skattekod

• Intrastat-rapporter kan hittas under Rapporter -> Moms/GST -> EU Intrastat-rapport

Betalning av moms kan ske genom en leverantörsfaktura, som du måste bokföra på momsskuldkontot.

Fixed Asset Management Suiteapp är ett automatiserat hanteringssystem för anskaffning, avskrivning, nedskrivning och utrangering av anläggningstillgångar.

Nya tillgångar kan läggas till i systemet via CSV-import eller skapas från transaktionstillgångsförslag i systemet. Innan du kan skapa en tillgångspost i NetSuite måste du skapa tillgångstyper för de nya tillgångarna.

Typer av tillgångar

Tillgångstypen är obligatorisk när du skapar en tillgångspost i NetSuite. Tillgångstypen innehåller tillgångens masterdata, och inställningarna för tillgångsposten måste vara i linje med tillgångstypen. När du kör automatiska avskrivningar eller andra transaktioner relaterade till hantering av anläggningstillgångar kontrollerar NetSuite inställningarna bakom tillgångstypen och om de inte är i linje med tillgångsposten (livslängd, avskrivningsmetod, avskrivningskonto etc.) kommer systemet inte att köra avskrivningarna.

Du kan skapa nya tillgångstyper genom att navigera till Fixed Assets -> Set up -> Asset Types -> New. Följande information måste tillhandahållas:

• Primär: Namn
• Primär: Redovisningsmetod
• Primär: Återstående procentandel (vid behov)
• Primär: Tillgångens livslängd
• Allmänt: Avskrivning aktiv (sant/falskt)
• Allmän: Inkludera i rapporter
• Allmänt: Avskrivningsregler: Avskrivningsregler (Den vanligaste regeln är ”Förvärv”, vilket innebär att avskrivningen påbörjas den månad då inköpet gjordes)
• Konton: Asset Account (det konto som används i inköpstransaktioner för denna tillgångstyp)
• Konton: Avskrivningskonto (Avskrivningskontot i balansräkningen)
• Konton: Konto för avskrivningskostnader (kostnadskonto i resultaträkningen)
• Avskrivnings-, nedskrivnings- och avyttringskonton (om det behövs)

När du har fyllt i informationen trycker du på spara för att skapa den nya tillgångstypen.

Skapa tillgångstyper för objekt som inte skrivs av:

Du kan också skapa tillgångstyper för poster som inte ska skrivas av men som måste listas för uppföljningsändamål. I det här fallet anger du avskrivningsmetod noll och kostnadskonto som tillgångskonto. Om du anger avskrivningsmetod till noll innebär det att det inte blir någon påverkan på huvudboken.

Avskrivningsmetod

Du kan också skapa dina egna avskrivningsmetoder för tillgångar. Navigera till Fixed Asset -> Set up -> Depreciation Methods. Här kan du definiera hur de månatliga avskrivningarna ska beräknas.

Skapa nya tillgångar

Nya tillgångar skapas från transaktioner som inkluderar tillgångskontot i bokföringen. För att skapa en ny tillgång, navigera till Anläggningstillgångar -> Transaktioner -> Tillgångsförslag. Välj dotterbolaget och klicka på Föreslå nya tillgångar.

NetSuite går igenom transaktionerna och kontrollerar om det finns nya transaktioner att skapa tillgångsförslaget från, och öppnar automatiskt FAM-processens statussida där du kan se statusen för den process du körde.

Statusen kommer att sättas till Completed när förslagen har skapats. Därefter navigerar du till sidan Asset Proposal. Här kan du redigera förslaget och kontrollera att inställningarna är korrekta. Om du redigerar förslaget ska du se till att inställningarna för tillgången stämmer överens med tillgångstypen. I det här läget rekommenderar vi att du åtminstone kontrollerar följande under underfliken Allmänt:

• Avdelning/Klass på tillgången (om den läggs till efter att tillgången skapats kommer denna information inte att ärvas till avskrivningsjournalen)
• Avskrivning aktiv: Sant / falskt
• Avskrivningsregel (anskaffning)
• Avskrivningens startdatum

När ändringarna har gjorts trycker du på Save. NetSuite navigerar dig tillbaka till förslagssidan där du kan välja förslaget, tilldela det till rätt dotterbolag och trycka på knappen Generera tillgångar.

Om du av någon anledning beslutar att inte skapa en tillgång från förslaget kan du avvisa det, men kom ihåg att korrigera den ursprungliga transaktionen eller omföringsposten så att den inte har kontot för den tillgång som valts i verifikationsposten.

Avskrivningsrapporter

Vi rekommenderar att du kör rapporten Avskrivningsplan – Periodavskrivning varje månad innan du kör de faktiska avskrivningarna. För att göra detta går du till Fixed Assets -> Reports -> Generate Reports. På den här sidan väljer du följande:

• Rapporttyp: Avskrivningar
• Start- och slutdatum: Pågående räkenskapsår
• Dotterbolag

Tryck sedan på knappen Generera. Du hittar din rapport genom att navigera till Fixed Assets -> Rapporter -> Mina rapporter

Du kan öppna rapporterna som XML eller PDF från sidan. Så här ser PDF-filen ut:

Månatliga avskrivningar

När en ny tillgång skapas genererar NetSuite en avskrivningsplan för tillgången, som finns under underfliken Avskrivningshistorik på tillgångsposten. När du klickar på Visa visas tillgångens avskrivningshistorik.

När du vill göra månatliga avskrivningar går du till Anläggningstillgångar -> Transaktioner -> Avskrivning av tillgångar. Välj dotterbolag och avskrivningsperiod och tryck på knappen Depreciate Assets – (skriv av tillgångar). NetSuite tar dig till processstatussidan där du kan se när avskrivningskörningen har slutförts och journalposterna har skapats.

Avyttring av tillgångar

För att avyttra en tillgång måste du skapa en transaktion där du antingen kan sälja eller avskriva tillgången. Bokföringen av avyttringstransaktionen beror på inställningen bakom tillgångstypen. När avyttringen har genomförts är tillgångens status Avyttrad och det bokförda nettovärdet är 0.

Det enklaste sättet att hitta avyttringsjournalposten är att öppna sidan Avskrivningshistorik från underfliken Avskrivningshistorik.

Spåra lager, order och försäljning under hela livscykeln automatiskt och fatta beslut baserat på tydlig insyn i lagerskulder, t.ex. lager med långsam omsättning eller överskott.

NetSuite använder bokföringslogiken Cost of Goods Sold (COGS), vilket innebär att inköp relaterade till lagerartiklar bokförs på lagertillgångskontot när artiklarna tas emot. Kostnaden för artikeln bokförs när artikeln säljs och uppfylls, och intäkten bokförs när fakturan för försäljningen skapas.

Vi rekommenderar att du skapar fakturan så snart som möjligt efter fullgörandet för att säkerställa att kostnaden och intäkten bokförs inom samma period. På grund av denna COGS-logik kan du inte se summan av inköpen under året från resultaträkningen.

Bokning av lager

Här följer en sammanfattning av hur inventariebokningarna fungerar

Metod för genomsnittligt anskaffningsvärde i NetSuite

Genomsnittskostnaden beräknas dagligen och omfattar endast de transaktioner som ökar lagersaldot. Transaktioner som minskar lagersaldot använder den genomsnittliga kostnaden för den dagen. Den dagliga genomsnittskostnaden räknas automatiskt om efter varje tillägg till lagersaldot, varefter den bokförda kostnaden uppdateras.

Den metod som används för att beräkna genomsnittskostnaden i NetSuite är Periodic Average Cost Calculation Method.

Bokningar för tillverkning

Tillverkningsbokningarna (pågående arbete och skrotning) baseras på din inställning under Inställningar -> Redovisning -> Redovisningsinställningar: Artiklar/Transaktioner -> Kostnadsredovisning. De vanligaste alternativen är:

• Genomsnittlig enhetskostnad för färdigställande = Öppet WIP-belopp
• Kalkylmetod = Genomsnitt

WIP – Pågående arbete

På WIP-kontot samlas bokningar av tillverkningstransaktioner som materialanvändning, tidsregistrering, färdigställande och eventuell skrotning. NetSuite bokför tillverkningstransaktioner från lagerkontot till WIP-kontot och vice versa utan att orsaka någon förändring av kontonas värde.

Materialanvändning kan behandlas separat från arbetskostnaden som en arbetsorderutfärdande eller som ett arbetsorderavslut (används när tidsposter måste redovisas).

Tidrsapportering

Tidsregistreringen sker per operation, som avgör hur stor del av operationen som redan är slutförd (mätt i produktionsorderenheter) och NetSuite beräknar sedan en uppskattning (standardtid) varefter du kan redigera uppskattningen baserat på periodiseringar.

Arbetskostnaden bestäms utifrån tillverkningskostnadsmallens register per operation. Kostnaderna baseras på kostnadskategorier och varje operation kan innehålla en eller flera kategorier. Kostnadskategorierna innehåller information om pris, kostnadskonto och kostnadstyp (direkt kostnad/omkostnader, arbetsberedning, arbetskörning, maskinberedning, maskinkörning).

Slutförande

Färdigställandet bokförs när den sista operationen är slutförd eller via delfärdigställande av operationer om färdigställandet kommer att ske i många delar.

Färdigställandet kommer att bokföras på inventariekontot med det värde som har samlats in på WIP-kontot under olika operationer, såsom material- och servicekostnader. Om färdigställandet sker i flera delar kommer bokföringen på lagerkontot att justeras med den färdigställda kvantiteten.

Skrotning

Skrotning kommer att ske vid färdigställande. Du måste ange antalet defekta material och skrotkostnaden bokförs sedan från WIP-kontot till kostnadskontot för skrot.

Skrotningsprocessen omfattar flera alternativ som inte beskrivs här, men som kan hittas i SuiteAnswers eller genom att fråga Greensteps supportteam.

Montering av byggnadsdelar

Om artiklar tillverkas utan arbetskostnad eller skrot, kallas den transaktion som ska användas Assembly Build. Med Assembly build bokförs artikelkostnaderna från ett lagerkonto till ett annat lagerkonto utan att hamna på något WIP-konto däremellan.

NetSuite gör redovisningen för koncernföretag mycket enklare när alla företag finns i samma system. Intercompany-bilagor och fakturor kan enkelt skapas och elimineras.

Konfigurera din NetSuite för automatisk eliminering

För att NetSuite ska eliminera koncerninterna transaktioner automatiskt ska du slå på inställningen ”Eliminera koncerninterna transaktioner” bakom huvudbokskontot. De transaktioner som matas in i NetSuite efter att du har aktiverat detta kommer automatiskt att elimineras.

Avancerad journalföring av koncerninterna transaktioner

Den avancerade koncerninterna journalposten kan användas för att lägga till huvudbokstransaktioner mellan flera dotterbolag som du vill ska elimineras automatiskt.

I journalen måste du lägga till följande information:

• Dotterbolag
• Konto i huvudbok
• Belopp
• Namn (leverantör eller kund om leverantörsskulder eller kundfordringar)
• Möjliga dimensioner (avdelning, klass)
• Kryssrutan Eliminera (denna kommer som standard att vara inställd på ja för koncerninterna huvudbokskonton)
• Skuld till/från dotterbolag

Fakturering mellan koncernbolag

För att kunna använda koncernintern fakturering måste du skapa koncerninterna kunder och leverantörer som ska användas för de koncerninterna transaktionerna.

De obligatoriska fälten i posterna Intercompany-kunder och -leverantörer är

• Namn = Dotterbolag B – IC-kund/leverantör till Dotterbolag A
• Dotterbolag = Dotterbolag A
• Representerar Dotterbolag = Dotterbolag B
• Standardkonto för kundfordringar = För IC-kunder: Försäljningsfordringar, koncerninterna. För IC-leverantörer = Skulder för inköp, koncerninternt
• Primär valuta = Använd valutan för det dotterbolag som representerar

Du måste också skapa koncerninterna poster där du kan definiera de konton som NetSuite kommer att använda för att bokföra intäkter och kostnader.

Vi rekommenderar att du bokför intäkterna från fakturan istället för att använda verktyget Advance Revenue Managment. Kom ihåg att markera kryssrutan ”Direct Revenue Posting”.

Åtgärder för eliminering av periodavslut och systemkonton

NetSuite skapar en uppgiftslista för månadsslut, som du kan hitta genom att navigera till Inställningar -> Redovisning -> Hantera G/L -> Hantera redovisningsperioder -> Checklista för periodavslutning.

När du klickar på checklistan kommer du att hitta två olika uppgifter som rör koncernintern eliminering. Uppgifterna måste slutföras i denna ordning:

1. Uppdatering av konsoliderade valutakurser
2. Automatisk eliminering av koncerninterna transaktioner

De konsoliderade valutakurserna kan uppdateras automatiskt, manuellt eller via CSV-import. När du är nöjd med valutakurserna trycker du på beräkningsknapparna för att uppdatera valutakurserna.

Alternativt kan du uppdatera valutakurser från uppgiftslistan för månadsslut, navigera till Inställningar -> Redovisning -> Hantera redovisningsperioder och öppna checklistan för den aktuella månaden. Öppna uppgiften: Beräkna konsoliderade växelkurser och klicka på beräkna.

Koncernens valutakurser beräknas utifrån de dagliga valutakurserna i NetSuite med följande logik:

Om du vill uppdatera kurserna går du till Listor -> Redovisning -> Koncernens valutakurser, filtrerar den aktuella månaden och klickar på redigeringsknappen. Observera att du endast kan uppdatera kurserna för de faktiska koncerninterna motparterna.

Kör den automatiska elimineringen

Den automatiska elimineringen (Eliminera koncerninterna transaktioner) är den sista åtgärden innan du stänger räkenskapsperioden i checklistan för periodavslut. För att starta den automatiska elimineringskörningen öppnar du uppgiften ”Eliminera koncerninterna transaktioner” från checklistan för periodavslut och klickar på ”Kör koncernintern eliminering”.

Den automatiska elimineringskörningen startar och NetSuite skapar journalposter på det dotterbolag som elimineras. Alla transaktioner som har bokförts på huvudbokskonton som är berättigade till eliminering kommer att elimineras förutsatt att rutan Eliminering är markerad på transaktionsraden eller att transaktionen har skapats på koncerninterna kunder och leverantörer.

Alla differenser på journalposten (valutakurser eller andra) kommer att bokföras på CTA-E-kontot (Cumulative Translation Adjustment – Elimination). Om det behövs kan du dela upp beloppet från det kontot till olika konton genom journalposter på elimineringens dotterbolag.

Transaktionerna i resultat- och balansräkningarna kommer att bokföras i separata journalposter och balansräkningens eliminering kommer att återföras automatiskt den första dagen i nästa månad. Elimineringen av resultaträkningen kommer att finnas kvar i systemet och ingen återföring kommer att göras.

När du avslutar i NetSuite får du en praktisk lista med avslutsuppgifter som du ska följa.

Uppgifter för avslutning av NetSuite

Redovisningsperioden kommer att stängas från sidan Hantera redovisningsperioder. Vi rekommenderar revisorer att lägga till detta som en genväg i din instrumentpanel.

Du kan också avsluta flera redovisningsperioder samtidigt, men du måste aktivera den här funktionen separat.

Observera att när du stänger redovisningsperioder kommer NetSuite inte att köra några uppgifter för stängning av redovisningsperioder, det kommer bara att stänga perioderna.

Listan över stängningsuppgifter beror på vilka funktioner som har aktiverats i NetSuite och listan är inte redigerbar. Du måste utföra uppgifterna i ordning från topp till botten. En vanlig uppgiftslista skulle se ut så här:

1. Lås A/R
2. Lås A/P
3. Lås alla
4. Granska öppna valutakurser
5. Eliminera koncerninterna transaktioner
6. Stäng

Låsning av A/R, A/P och All kan göras med hjälp av underordnad funktion. Om du går direkt till Lås alla stängs även A/R och A/P.

Lösa felaktigheter i datum/period

Vi rekommenderar starkt att alla transaktioner för lagerbokföring har korrekt justering av transaktionsdatum och redovisningsperiod. Om datum och redovisningsperiod inte stämmer överens på en transaktion kan det leda till inkonsekventa stängningsvärden för tillgångar och lager under redovisningsperioden. Om transaktionsdatumet och redovisningsperioden inte stämmer överens kan du redigera datumen om det behövs.

Som en förebyggande åtgärd för att undvika transaktioner med felaktiga datum kan du ange en inställning för att neka eller varna när du bokför transaktionsdatumet utanför bokföringsperioden.

Granska negativ inventering

När du stänger en period ska du identifiera eventuella negativa lagervärden och korrigera dessa.

Granska inventarieförteckningen Kostnadsredovisning

När du stänger en period måste du köra kostnadsredovisningsprocessen för periodavslutet. För att slutföra denna uppgift måste du se till att det inte finns några kalkylposter som ska korrigeras och att lagerkostnadsberäkningar inte redan körs. Observera följande:

• För att kunna köra lagerkostnadsberäkningar får det inte finnas några poster på sidan Granska lagerkostnadsberäkning i listan över utestående poster som ska korrigeras. Om det finns poster på listan, vänta tills de är åtgärdade. Om ett objekt inte kan lösas kan du kontakta Greensteps support.
• Om beräkningen av lagerkostnader pågår eller är uppskjuten kan du inte klicka på knappen Granska lagerkostnadsberäkning.
• Om beräkningen av lagerkostnaden för närvarande är uppskjuten måste du vänta tills schemaläggaren kör beräkningen av lagerkostnaden.
• Om beräkningar av lagerkostnader är inaktiverade kan du kontakta Greensteps support.

Granska inventeringsaktiviteten

Om du använder NetSuite OneWorld öppnar den här knappen en anpassningsbar version av rapporten Inventory Activity Detail där du kan visa specifika lagervärden. Rapportens detaljer baseras på det totala lagervärdet på artikelnivå i ett specifikt dotterbolagssammanhang. Uppgiften kräver inga ytterligare åtgärder eftersom rapporten Inventory inte innehåller några felaktiga transaktioner.

Omvärdering av öppna valutabalanser

Denna uppgift kommer att skapa orealiserade valutakursvinster/-förluster automatiskt baserat på de öppna transaktionerna (AP, AR) och de kommer att återföras den första dagen i nästa månad.

Om du behöver bokföra valutakursdifferenserna på något annat konto än systemets standardkonto måste du utföra den här uppgiften innan du stänger huvudboken.

När du kör uppgiften kan du se en lista över de konton där Omvärdera öppna saldon för transaktioner i utländsk valuta om de är markerade på huvudbokskontot. Vi rekommenderar att du går igenom kontoplanen och tar bort onödiga konton från den här funktionen (t.ex. bankkonton).

Skapa koncerninterna justeringar

Denna uppgift blir synlig om funktionen Intercompany time and Expense är aktiverad i NetSuite. Med hjälp av den här funktionen kan anställda lägga in arbetstimmar i andra dotterbolagsprojekt och arbetskostnaden för projektet överförs till projektets dotterbolag. Observera att den här funktionen inte genererar koncerninterna fakturor.

Numrering av GL-revision

Denna uppgift är endast synlig under den sista månaden i redovisningsperioden. Den kommer att komma ihåg transaktionerna och fylla i de tomma platserna.

Stäng

Stäng perioden. Om det behövs kan du öppna perioden igen från samma plats.

Om du behöver redigera en transaktion i en avslutad period som inte påverkar bokföringen (t.ex. lägga till ett reverseringsdatum i journalposten) kan du lägga till behörigheten Tillåt ändringar i huvudboken.

Slutet av året

NetSuite stänger räkenskapsåret automatiskt när du stänger den sista perioden i månaden.

Balanserade vinstmedel är ett systemkonto som NetSuite hänvisar till när du kör de finansiella rapporterna. I balansräkningen visar kontot för balanserade vinstmedel och nettoresultatkontot tillsammans dina ackumulerade balanserade vinstmedel vid varje tidpunkt. Nettoresultatet från innevarande räkenskapsår till dags dato visas på nettoresultatkontot.

Öppnande av nya redovisnings- och skatteperioder

Om du behöver skapa en ny redovisningsperiod trycker du på Set Up Full Year och fyller i fältet och sparar. Kontrollera därefter att skatteperioden är skapad. Om inte, måste du skapa nya.

Om redovisningsperioden är densamma som skatteperioden behöver du inte avsluta skatteperioden. Om de inte är desamma måste du se till att stänga skatteperioden innan du levererar skatterapporten.

NetSuites finansiella rapporter innehåller allt som en revisor behöver, inklusive budgetering, lagstadgade rapporter till Intrastat, finansiella rapporter i IFRS och andra lokala standarder. Rapporterna kan enkelt anpassas efter behov. För instrumentpaneler i realtid och djupare analyser rekommenderar vi att du använder BI Books PowerBI-rapporter för NetSuite.

Finansiella rapporter

Om din NetSuite-implementering görs av Greenstep kommer ditt företags sparade rapporter att innehålla de finansiella rapporter som har modifierats till det lokala redovisningsformatet. Namngivningen kommer att inkludera ditt företagsnamn och den officiella termen, t.ex. CompanyX Official Balance Sheet. De rapporter som vi normalt skapar är:

• Officiell balansräkning
• Officiell balansräkning_detalj
• Officiell allmän journal
• Officiell huvudbok Balans
• Officiell Ledger Resultaträkning
• Officiell resultaträkning
• Officiell resultaträkning_detalj
• Officiell resultaträkning jämförande

Uppdatering av finansiella rapporter

Finansiella rapporter skapas med hjälp av radlayouter som bestämmer vilka konton som ska sammanfattas på vilken rad i rapporten. Radlayouter kan delas upp på flera rapporter och om layouten uppdateras i en rapport påverkas även de andra rapporterna som använder samma layout.

När ett nytt konto skapas i kontoplanen är det viktigt att du försäkrar dig om att detta konto också kommer att synas i de finansiella rapporterna. Om du använder samma numreringsprincip när du skapar nya konton kommer kontot automatiskt att synas i rapporterna.

Varje rapport har en ägare i NetSuite, och endast den ägaren eller din administratör kan redigera rapporterna så att de blir synliga för andra. Du kan se ägaren genom att navigera till Customize -> More Details.

Om du vill uppdatera en finansiell rapport klickar du på Anpassa och sedan på Redigera layout.

Find the row that you want to edit in the left Layout area and click it.

Inställningarna visas sedan på höger sida. Lägg till de rader och kontonummer som behövs. Vi rekommenderar att du använder kontonumret som filter och att du börjar beskrivningen med ”Börjar med – ” för att göra det lättare att underhålla rapporten. Observera att om kryssrutan Use Expressions är markerad måste du välja att alla rader i detta avsnitt ska uppfylla kriterierna (använd då AND) eller om bara vissa kriterier ska uppfyllas, använd OR.

Lägga till kolumner för jämförelseperioder i finansiella rapporter

Du kan lägga till jämförelseperioder i finansiella rapporter så länge som de nödvändiga redovisningsperioderna har skapats. Referenser till perioder som inte är skapade gör att rapporten slutar fungera. Om du vill lägga till en jämförelseperiod klickar du på Anpassa i Financial Report Builder och går till underfliken Redigera kolumner. Välj sedan Financial: Belopp från det vänstra området ”Lägg till fält”. Sedan kan du redigera kolumnuppsättningen:

• Kolumnetikett = rubriken för kolumnen i rapporten
• Lägg till totalsumma = Markera den här rutan för att visa totalsumman längst ner i rapporten
• Alternativ periodintervalltyp = Välj ”Relativt till rapportdatum”
• Kumulativt värde = Markera den här rutan
• Alternativt periodintervall = Välj lämplig jämförelseperiod (t.ex. senaste räkenskapsåret)

Sedan kan du lägga till en kolumn för Difference-beräkning genom att klicka på ”Add Formula Field”. Återigen måste du konfigurera kolumnen som nämnts ovan, men med följande nya fält:

• Formeltyp = Välj differensen X-Y
• X = Välj lämplig kolumn
• Y = Välj lämplig kolumn
• Tillämpa formeln på totalsumman = Markera den här rutan
• Spara

Intrastat

Intrastat Commodity Codes underhålls bakom artikelposter i NetSuite. För att få tillförlitliga data måste du bokföra försäljning och inköp med artikelposter. En varukod är en sekvens av siffror som bestämmer:

• de tullar och andra avgifter som tas ut på varorna
• de förmånsbehandlingar som kan tillämpas vid import av dem, och
• de restriktioner och förbud som kan gälla för import, export eller transitering av varorna

De sexsiffriga varukoderna är HS-koder. De används över hela världen för att övervaka handelsvolymer och tillämpa internationella handelsåtgärder på varor. HS-nomenklaturen ligger till grund för den 8-siffriga Kombinerade nomenklaturen och den 10-siffriga Taric-nomenklaturen.

Åtta- eller tiosiffriga varukoder används i import- och exportdeklarationer och i statistikdeklarationer om internhandel mellan EU-länder (Intrastat-deklarationer).

Intrastat-data om artikelposter

Varukoden måste väljas i underfliken Skatterapportering i lagerartikeln. Validering av varukod kan användas för att kontrollera att den valda koden finns, men kontrollerar inte om kombinationen är giltig.

Typ av inställning av transaktionskod

När du konfigurerar din NetSuite-miljö listas de tillgängliga NOTC-koderna i redovisning -> Hantera skatterapportering -> Intrastat-rapportering. Standard NOTC-kod väljs per Nexus (skatteinställningar) på underfliken Intrastat Defaults.

Intrastat-rapport

För att se Intrastat-rapporten, navigera till Rapporter -> Moms/GST -> EU Intrastat. Vi rekommenderar att du validerar informationen på rapporten innan du levererar den till myndigheterna.

Finansiella rapporter till PDF-utskrifter

Om du vill skriva ut en PDF-fil av din rapport rekommenderar vi att du använder liggande orientering för att få tydligare rapporter. Om du vill ange dina inställningar för PDF-rapportering går du till Hem -> Ange inställningar. På underfliken Analytics kan du ställa in följande inställningar:

• PDF-sidorientering – Välj liggande orientering för dina PDF-sidor
• PDF-teckensnittsstorlek – Vi rekommenderar att du använder 8pt

Efter att du har sparat kommer inställningarna att tillämpas på dina PDF-utskrifter.

Budgetar i NetSuite

När du har aktiverat funktionen Flera budgetar kan du lägga till budgetkategorier i NetSuite genom att navigera till Inställningar -> Bokföring -> Inställningsuppgifter -> Bokföringslistor -> Ny. Om du vill följa de faktiska siffrorna jämfört med budgetsiffrorna på dotterbolagsnivå ska budgetkategorin ställas in på lokal (lämna kryssrutan Global omarkerad) och budgeten ska importeras med dotterbolagets basvaluta.

Budgetar kan matas in i NetSuite manuellt eller genom att importera en CSV-fil.

För att manuellt ställa in en budget, navigera till Transactions -> Financial -> Setup Budgets

Om du vill importera en budget från en CSV-fil går du till Transactions -> Financials -> Set Up Budgets -> Import. Ladda ner filen Budgets Template och fyll i de nödvändiga fälten:

• Konto: Använd inte nummer eller interna ID:n. Om du har föräldrar i kontoplanen, lägg till det i namnet ex: Revenue: Extern intäkt: Licenser
• År: du kan hitta den korrekta formen av året från den sida där du manuellt kan ange budgeten (t.ex. FY 2025)
• Dotterbolagshierarki
• Siffror/belopp ska inte innehålla någon separator (,) eller valutatecken (£).

Om du har en separat programvara för HR-masterdata rekommenderar vi att du integrerar den med NetSuite.

Med en integration kan du synkronisera följande data till NetSuite Employee Records:

• Personnummer, förnamn, efternamn, titel, e-post, arbetsledare, BIC, bankkontonummer, ID för arbetsrelation, ID för dotterbolag, företag, internt ID för avdelning, persongrupp, slutdatum för arbetet, adress, landskod och vid behov – SSN.

Med Greensteps HR-integration kommer vi att automatisera följande fall:

En ny medarbetare anställs

När en ny anställd skapas i dina HR-masterdata kommer integrationen automatiskt att lägga till den i NetSuite, och om det behövs kan den också lägga till den anställda i Bezala eller någon annan Expense-programvara. Om den anställde behöver åtkomst till NetSuite kan din administratör ge det inom NetSuite.

En anställd flyttar till ett annat dotterbolag

Vi rekommenderar att du inaktiverar det gamla anställningsregistret och skapar ett nytt i det nya dotterbolaget. Efter detta kommer HR-integrationen att uppdatera uppgifterna bakom medarbetarregistret i NetSuite och vid behov vidarebefordra dem till Bezala eller någon annan Expense-programvara.

En anställd lämnar företaget

Innan den anställdes post kan inaktiveras måste alla utlägg behandlas. Efter detta kommer vår integration också att inaktivera den anställde i Bezala eller någon annan programvara för utlägg.