GDPR i HR och lön – så hanterar du känsliga personuppgifter på rätt sätt

Sedan GDPR (General Data Protection Regulation), eller dataskyddsförordningen började tillämpas 2018 har förordningen nästan hunnit bli mytomspunnen. Inom HR, både varnar och varnas vi för den, skapar detaljerade policys kring den och skyller på den när den känns som en stoppkloss. Men vad är det egentligen som gäller? Hur bra koll behöver vi ha till exempel inom HR och lönehantering? Läs vår artikel för praktiska råd!

Personaldata kräver extra skydd

Personal- och löneinformation är bland de mest känsliga uppgifter ett företag hanterar. Det handlar inte bara om personnummer och kontonummer – utan också om uppgifter som kan avslöja hälsa, prestation eller familjeförhållanden. En bristande hantering kan leda till både sanktionsavgifter och skadat förtroende, men framför allt till oro bland medarbetarna.

För HR- och ekonomiavdelningar gäller det därför att ha tydliga processer och systemstöd i det dagliga arbetet. Man behöver inte sluta lagra all information, men man måste tänka på när och hur.

1. HR-data = högriskdata

Med nästan all data som hanteras av HR, inklusive löner, anställningsavtal och rekryteringsuppgifter sker behandling av personuppgifter enligt GDPR. Vissa uppgifter räknas som känsliga personuppgifter (t.ex. hälsa, religion eller fackligt medlemskap), vilket innebär ännu striktare regler för hantering. I regel är dessa uppgifter förbjudna att behandla, såvida man inte kan stödja sig på godkända undantag samt ofta lagstöd.

Vanliga misstag är att dela lönespecifikationer via osäkra kanaler, som e-post utan kryptering, använda Excel för personallistor eller att spara personmaterial i öppna nätverksmappar som OneDrive, Google Drive eller SharePoint. Det kan betraktas som personuppgiftsincidenter så vida man inte gör en åtkomstbegränsning på mapparna.

2. Dataminimering – samla bara det som behövs

En central princip i GDPR är dataminimering: samla in och behandla så lite information som möjligt för att uppnå syftet med informationen.

Många HR-system innehåller exempelvis fält som aldrig används, eller så sparas historiska data “för säkerhets skull”. Det innebär onödiga risker.

Ett bra sätt att undvika överflödig informationshamstring är regelbundna genomgångar, eller ännu hellre ett bra system som automatiskt flaggar efter en viss tid, för att se om uppgifterna i systemet verkligen är nödvändiga längre. Ett väldigt bra tillfälle är när anställningen avslutas – vissa saker behöver sparas i flera år men mycket kan slängas. Att skapa en checklista för Offboarding-processen kan hjälpa mycket.

3. Samtycke är sällan rätt grund i HR

I arbetslivet är samtycke sällan en giltig rättslig grund för behandling av persondata, eftersom relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare bygger på beroende. Det gör att samtycke inte anses “frivilligt” och inte räknas som ett godkänt undantag för att lagra känsliga personuppgifter som etniskt ursprung eller sexuell läggning. Så det är en myt att arbetsgivaren måste eller kan be om samtycke för att behandla dessa personuppgifter.

Däremot uppnås en viss form av samtycke om man tittar på behandlingen av data utifrån:

• Avtal: t.ex. hantering av uppgifter som krävs för anställningen.
• Rättslig förpliktelse: t.ex. löneutbetalning, skatterapportering och myndighetskrav.

4. GDPR som del av arbetsgivarvarumärke

Att visa att man värnar om medarbetarnas integritet stärker företagets varumärke. Trygg hantering av personuppgifter signalerar professionalism, respekt och omsorg. Företag som arbetar aktivt med GDPR i HR-processerna får inte bara minskad risk att göra fel – utan också ökat förtroende internt.

Ett hållbart HR-arbete bygger på mer än lagkrav. Det handlar om att skapa strukturer som är effektiva, trygga och långsiktigt hållbara.

Greenstep hjälper företag att kartlägga personuppgiftshantering, skapa tydliga rutiner för HR och payroll, och utbilda organisationen i dataskyddsfrågor – så att GDPR blir en naturlig del av vardagen.

Vill du veta hur ditt företag kan stärka dataskyddet inom HR och lönehantering?
Kontakta Greensteps specialister inom HR, lön och juridik – vi hjälper dig att bygga hållbara och regelefterlevande processer.